Open Plan y Movilidad
¿Por qué tantas empresas todavía utilizan espacios de trabajo anticuados que no se adapten a las necesidades de sus usuarios?
El concepto de planta abierta, mas popular en nuestros días que una década atrás, ha ido evolucionando utilizando diseños más inteligentes y avanzados. No sólo la naturaleza del trabajo se ha transformado dramáticamente desde su apogeo a principios del milenio, también lo ha hecho nuestra comprensión acerca de cómo los espacios de trabajo pueden fomentar el compromiso, la satisfacción y la productividad.
Hoy en día, la mayoría de los ambientes de trabajo han evolucionado una generación y el open plan neutro y homogeneo se ha redefinido. Estas nuevas estrategias desafían el enfoque tradicional de la planificación de oficinas, y por buenas razones.
¿Cómo es un Lugar de trabajo? …Y si mejor nos preguntamos ¿Cómo trabajamos?
Atrás quedaron los días cuando el lugar de trabajo era un entorno estático, donde los empleados llegaban al mismo lugar cada día para realizar la misma tarea de rutina. Las soluciones espaciales de hoy en día deben ser lo suficientemente variadas para acomodar un vasto conjunto de necesidades al mismo tiempo que puedan cambiar rápidamente. Ya es una premisa aceptada que el lugar de trabajo deba reflejar las necesidades de la organización como la de su gente.
Un espacio de trabajo para una empresa orientada a las ventas, en la que los empleados están frecuentemente fuera de la oficina, necesita funcionar de manera diferente a un lugar de trabajo de una empresa creativa o una organización de investigación que requiere que los empleados colaboren y compartan diariamente. Sin embargo, muchas empresas todavía resuelven su lugar de trabajo con soluciones unicas sin abordar la forma de trabajo de sus empleados, que son tanto su mayor activo y gasto, y como utilizan el espacio. Esto, además de la última encuesta de Gallup en la que el 68 por ciento de los empleados admiten ser poco comprometidos en el trabajo, se suma a una simple conclusión: cualquier ahorro que una empresa podría realizar manteniendo su espacio de trabajo obsoleto puede ser fácilmente refutado por el impacto en el negocio que un lugar de trabajo ineficaz tiene en la productividad y satisfacción de los empleados.
Entonces, ¿cómo sabe una empresa qué tipo de solución de espacio de trabajo es adecuada para sus empleados? Consultar una empresa de diseño de espacios de trabajo que conozca las estrategias del universo laboral es un buen comienzo. Pueden ayudar a una organización a identificar el ADN único de la empresa y los grupos especializados dentro de él y adaptar el medio ambiente para satisfacer las necesidades específicas de cada uno.
Reunir a todas las empresas, independientemente de su demografía, cultura, estilos de trabajo o industrias, en un solo grupo es un error. Comprender las verdaderas necesidades de una organización es lo que impulsa las soluciones correctas. Para algunas empresas, un Open Plan tradicional todavía puede ser la respuesta correcta, pero para muchos no lo es.
A medida que seguimos cambiando de una sociedad basada en las mercancías a una basada en la experiencia, el espacio toma una nueva importancia. La oficina tal como la conocemos necesita evolucionar para mantenerse relevante. Necesitamos crear entornos que apoyen una variedad de estilos de trabajo y actividades que fomenten la innovación y mejoren la productividad. Ahora, más y más organizaciones están buscando crear experiencias que satisfagan las necesidades de su personal. Estas experiencias a menudo proporcionan a los empleados una respuesta “a la carta” en el lugar de trabajo con opciones que incluyan servicios, ubicación y apoyo.
La Solución de Espacios de Trabajo basada en la Actividad
La mayoría de las oficinas están diseñadas para promover comportamientos sedentarios, pero esta reconocido ya que los trabajadores del conocimiento de hoy ya no realizan tareas repetitivas que requieran que se sienten en un mismo lugar todo el día. Por lo tanto, en la última década, hemos visto la creación del Espacio Basado en la Actividad: Este concepto de oficina crea soluciones orientadas a las tareas que fomentan el movimiento y capacitan a la gente para seleccionar el espacio adecuado para el trabajo a realizar. Estos ambientes son típicamente diseñados para ser un ecosistema de espacios agrupados para servir a cuatro funciones de trabajo principales: trabajo concentrado, colaboración, aprendizaje, socialización y rejuvenecimiento. Cada vez es más común encontrar ambientes de trabajo con nodos sociales ubicados centralmente y dotados de funciones alimentarias con puntos de trabajo, incluyendo cabinas telefónicas y áreas de equipo cercanas. A medida que las personas se mueven más a través del espacio, necesitan tener acceso a soluciones específicas para cada tarea. Esto requiere que dejemos de diseñar oficinas que otorguen un solo espacio de trabajo por empleado y creemos espacios de diseño que animen a las personas a ser flexibles y menos dependientes del lugar.
La solución basada en el Vecindario
Existe también una evolución del concepto de Trabajo Basado en la Actividad y encontramos compañías que experimentan con Ambientes de Elección basados en una idea de “Vecindad”. Estos espacios crean un vecindario o un espacio hogareño para que los equipos puedan reunirse y a la vez permitir a las personas tener acceso a una variedad de entornos de trabajo, según la necesidad del momento. Tener una base donde los empleados puedan conectarse y tener un sentido de pertenencia dotado de identidad es importante para todos. El establecimiento en un mismo lugar durante todo el día puede ser agobiante. La observación también ha demostrado que dar a los empleados un espacio asignado tiende a atarlos a esa área mientras que otras áreas de la oficina permanecen inutilizadas. La gente necesita cambios periódicos para que puedan rejuvenecer y tener una nueva perspectiva para las soluciones. A la gente le gusta tener opciones, pero uno de los conceptos erróneos de los espacios de trabajo no asignados es que los usuarios no puedan sentarse en la misma área, o incluso el mismo lugar, todos los días. El movimiento es, por supuesto, alentado dentro de espacios de trabajo no asignados, pero estar sentado en el mismo lugar todos los días es permisible si se adapta al trabajador individual o grupo. Los espacios basados en la Vecindad crean un sentido de comunidad y lugar que satisface nuestros instintos territoriales. Estos entornos permiten a las personas conectarse a la vez proporcionan un sentido de pertenencia e identidad y mientras satisfacer las necesidades de la empresa y del individuo.
Algunos empleadores han expresado preocupación que estos ambientes podrían conducir al exceso de ruido dentro la Oficina. Sin embargo, es un error pensar que los empleados prefieren espacios tranquilos. Francamente, los espacios silenciosos muertos son a menudo misteriosos y carecen de energía. La gente suele trabajar mejor cuando hay un zumbido general en el fondo. De hecho, un problema con muchos espacios es la falta de ruido de fondo, lo que lleva a espacios donde los empleados pueden escuchar claramente todas las conversaciones de sus colegas. Esto puede ser una distracción mucho más grande que un zumbido general de voces dentro del espacio de trabajo. La capacidad de controlar la distracción y la señal cuando estás disponible para la conversación es clave para poder hacer el trabajo concentrado y reflexivo y son componentes críticos de los lugares de trabajo exitosos
La Solución de Co-Working
En un camino paralelo, estos espacios de trabajo han surgido como una alternativa a los ambientes tradicionales de trabajo corporativo. En los últimos meses hemos visto que el trabajo en equipo continúa evolucionando y expandiéndose hacia nuevos modelos y configuraciones empresariales. Algunos desarrollos de edificio de oficinas están comenzando a asignar un espacio dentro de sus edificios para servir como espacios compartidos de trabajo en comunidad o trabajo en equipo. Estos espacios son una comodidad que atraen y conectan a sus inquilinos, al igual que los centros de fitness alguna vez lo hicieron. Y con más del 50 por ciento de los ocupantes empleados de empresas más grandes, estos espacios de terceros están llevando a las corporaciones a repensar su estrategia en el lugar de trabajo. Para las empresas que buscan expandirse en mercados desafiantes, como Asia, el co-trabajo les permite flexibilidad para adaptarse a las necesidades de espacio que cambian rápidamente.
Muchas empresas buscan replicar las mejores prácticas de la experiencia de co-trabajo dentro de su propio espacio, sin dejar de mantener su identidad corporativa, marca y cultura.
Creadores de espacios, usuarios móviles.
Están surgiendo para empresas que buscan habitar espacios innovadores que fomenten la creatividad y aceleren la innovación. Una suerte de “espacios garage” para usuarios como programadores, creativos o compañeros de trabajo donde el espacio necesita transmitir una sensación de fabrica o deposito. Estos espacios están emergiendo en sectores donde el desarrollo rápido es clave. En Asia se les suele llamar «espacio de programa ágil».
Así que, ¿cómo las empresas pueden determinar soluciones adecuadas dirigidas a las necesidades de una fuerza de trabajo cada vez más móvil, evitando los modelos tradicionales de diseño del espacio y crear una gran experiencia para el trabajo en equipo, evitando al mismo tiempo la homogeneización de las soluciones pre-diseñadas.?
Los diseñadores y los estrategas de espacios de trabajo necesitamos evaluar continuamente las maneras de trabajar para determinar si el lugar de trabajo continúa evolucionando desde espacios «abiertos» a «inmersivos» y verificar lo que está funcionando y lo que no. También debemos estar dispuestos a reconocer los efectos secundarios y adaptarnos a aceptar la realidad de que diferentes empresas necesitan diferentes soluciones.
Si podemos capitalizar las lecciones aprendidas y concentrarnos en encontrar las soluciones adecuadas, podemos hacer del espacio de trabajo una poderosa herramienta para las empresas y las personas que lo habitan.
