La Tecnología en una Oficina Inteligente
Cómo la oficina inteligente, el acceso ágil a la electricidad y la flexibilidad de ocupación, basados en la tecnología, están cambiando el lugar de trabajo.
Vivimos en un mundo cambiante, modelado por la tecnología. Desde Uber hasta el iPhone, una mejor tecnología nos ha facilitado la vida y nos ha hecho más conectados. Tal vez en ninguna parte esto es más cierto que en la oficina moderna.
Los trabajadores habilitados por dispositivos móviles ya no están obligados a entrar en la oficina para hacer el trabajo. Por ejemplo, la videoconferencia hace posible la colaboración remota. Como respuesta, hemos visto que los espacios de trabajo cambian para reflejar la nueva forma en que se realiza el trabajo. Los escritorios ya no pueden ser asignados, y las proporciones de empleado/ escritorio están disminuyendo. Este factor hizo que el concepto de oficina abierta siguiera vigente y creciente.
Pero a pesar de todo lo que la oficina ha cambiado, cuando se trata de crear una oficina más avanzada tecnológicamente, la mayoría tiene carencias. Los empleados no creen que el cambio llegue pronto: un reciente estudio de Dell e Intel demostró que globalmente, sólo el 57 por ciento espera estar trabajando en una oficina inteligente dentro de los próximos cinco años.
La complacencia es peligrosa en cualquier aspecto de la vida, pero para los lugares de trabajo que luchan por el talento, el impulso para transformar las oficinas y dotarlas de tecnología de avanzada es aún mayor. Ese mismo informe de Dell mostró que casi la mitad de los «millennials» están dispuestos a dejar sus trabajos si la tecnología de la oficina de una compañía no alcanza sus estándares. Mas de un 80 % cree que la tecnología en la oficina sería decisiva a la hora de tomar un trabajo.
Sin embargo, si bien la implementación de la tecnología en el lugar de trabajo es importante, la tecnología por la tecnología misma no es la respuesta correcta. Es importante diseñar qué tipo de tecnología será la adecuada y asegurarse de que realmente pueda mejorar la experiencia de trabajo para los usuarios.
Donde el diseño es preciso: entender las necesidades del usuario
Los usuarios de un espacio no siempre saben las opciones que están disponibles para ellos y lo que es o no es factible. Sin embargo, cuando ven algo como la carga inalámbrica o la tecnología de sensores inteligentes en uso, se quedan impresionados y se preguntan cómo han vivido sin ella.
Al igual que cualquier aplicación de buena tecnología, la aplicación de la mezcla adecuada de la tecnología que puede permitir no sólo una mejor experiencia para los usuarios, sino también un mejor rendimiento. Para los diseñadores, la pregunta que necesita ser contestada es cómo se puede llenar esa brecha.
Facilitar la vida de los empleados
La “buena tecnología” debe hacer de la experiencia del usuario un lugar de trabajo más agradable. Se puede ver esto bien aplicado en una serie de nuevas oficinas, y las soluciones pueden ser realmente simples soluciones que añaden mucho valor.
Señalar el camino
Algunas de las soluciones más eficaces que he visto tratan de ayudar a los empleados a encontrar su lugar en la oficina: El camino puede ser una señalización simple, no siempre tiene que ser de solución tecnológica, aunque hay avances maravillosos en este rubro.
Por ejemplo, en la sede de Deloitte en Toronto, donde nadie, ni siquiera el director general, tiene un asiento asignado, la señalización es vital y está presente en todo el espacio para facilitar a los usuarios entender los nuevos diseños y formas de trabajo.
La cantidad de salas de reuniones es cuantitativamente significativa para permitir a los empleados ser capaces de utilizar adecuadamente las oficinas de concepto abierto y escritorios no asignados. Proporciona visibilidad sobre dónde están las personas y cómo están utilizando el espacio tanto desde el punto de vista del empleado como de la gerencia.
Acceso a la electricidad
Otra cosa que vemos en casi todas las oficinas hoy en día, incluso en las que poseen gran cantidad de tomacorrientes disponibles en las estaciones de trabajo individuales o grupales, es la falta de soluciones de energía efectiva: Mientras todo en la oficina ha cambiado, lo mejor que podemos hacer hasta ahora es acercar los tomacorrientes a los ocupantes. Tecnología de carga inalámbrica es un cambio que va a hacer apoyar los entornos de trabajo móvil.
Consideremos el día promedio de un empleado en un ambiente de escritorio compartido (hot desk): Muchos de estos sistemas se basan en las tasas de utilización que permiten el uso de un rango entre 1 a 1 1/2 escritorio cada dos empleados. Los actuales usuarios, intrínsecamente móviles, se trasladan dentro o fuera de la oficina, para asistir a reuniones cara a cara o trabajar en escritorios no asignados. Proporcionar un fácil acceso de energía que no requiera de transportar un cable es una forma en que la tecnología puede conducir y facilitar la nueva forma de trabajo.
Esta oficina tecnológicamente avanzada cuenta con carga inalámbrica que soporta la movilidad y garantiza que los usuarios tengan acceso fácil a la energía.
Aunque organizaciones como Google estuvieron entre las primeras en instalar estaciones de carga (“ChargeSpot”) y adoptar la tecnología de carga inalámbrica para las oficinas, las empresas más tradicionales también lo están utilizando. Los bancos, las firmas de abogados, y las oficinas mas tradicionales están usando estos sistemas para proporcionar una mejor experiencia para los clientes y sus empleados.
Es un hecho el que la tecnología del lugar de trabajo está desempeñando un papel importante en la batalla por el talento. Ya nos se distingue entre diferentes culturas de trabajo: Los bancos, las compañías de seguros y hasta los estudios de abogados se alimentan de las empresas de tecnología para capturar los mejores talentos, ya que sus espacios de trabajo deben reflejar una mejor experiencia para sus usuarios. Elección y Flexibilidad en el lugar de trabajo son dos formas en las que los empleados son compensados por renunciar a espacio personal en la oficina abierta. Sin embargo, la verdadera elección en el lugar de trabajo requiere algo más que la construcción de múltiples espacios dentro de una oficina. Los cambios en el diseño deben ser apoyados no solo con un fuerte liderazgo y cultura empresarial, sino también con consideraciones tecnológicas y de diseño ergonómico.
Estas características aseguran que las opciones son reales y prácticas:
1- La falta de tecnología en un espacio puede inhibir la capacidad de un empleado para usarlo.
2- El acceso a la energía permite la movilidad, la falta de ella la inhibe.
Además, las preocupaciones como la disponibilidad de la pantalla o el software de reserva de salas de reunión limitarán el uso funcional de cualquier espacio. Por ejemplo, si una presentación necesita ser hecha y el espacio no está disponible o no posee todos los atributos, el uso es limitado. Del mismo modo, si los empleados tienen un problema de asegurar una sala con un sistema de reservas, se convierte en un elemento de disuasión a momentos de colaboración. Estos son los dos ejemplos que limitan la elección de un empleado en el uso de diferentes espacios dentro de una oficina.
Un informe de la empresa de mobiliario Knoll en realidad destacó, de manera anecdótica, que los empleados suelen utilizar las salas de reuniones con la mejor tecnología, independientemente del tamaño adecuado para su reunión. Considerando los cambios masivos que ocurren en el lugar de trabajo desde la configuración individual a la colaboración, equipando estos con el equipo adecuado, es primordial para el uso eficaz y evitar los cuellos de botella de uso en la experiencia del usuario. En el horizonte hay tecnología que se está incrustado en la columna vertebral de la oficina en este momento. La Oficina de Toronto de Deloitte cuenta con un servicio de conserjería que asista a los empleados no sólo a usar la tecnología de su oficina, sino también a reemplazar cables perdidos u olvidados por los empleados durante todo el día. Su ubicación en Ámsterdam, denominada «The Edge», es lo último en tecnología de edificios inteligentes, utilizando sensores que permitan al personal saber incluso si la leche en una máquina de café es baja. La combinación de asistentes virtuales con sensores y tecnología de reserva significa que Siri o Alexa podrían estar ayudando a los empleados durante todo el día, no sólo en la planificación, sino en la ejecución de reuniones y mucho más. Es un tema candente y es importante reconocer que debemos abordar algunas cuestiones fundamentales sobre la creación de una mejor infraestructura básica en torno al poder antes de discutir las tendencias de IA en el lugar de trabajo.
En el mundo de la oficina abierta, un montón de nuevos conceptos entraron en juego: áreas de trabajo de carácter distendido y totalmente abierto, con atmósferas de estilo funky. Sin embargo, ahora vemos los peligros de descuidar los conceptos básicos como la acústica y la privacidad.
El camino a seguir parece atractivo, mientras que las principales organizaciones están abriendo camino hacia adelante en cuanto a innovar en tecnología en la oficina, es importante no olvidar los fundamentos de los espacios de trabajo: Encuentro y Pensamiento colectivo.
